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Mehr über Stipendien- und Fördermittel-Management Software

Hochschuleinrichtungen, gemeinnützige Stiftungen, Verbände und Unternehmen nutzen die Software zur Verwaltung ihrer Programme. Die Lösungen unterstützen bei der Erfassung und Bearbeitung von Anträgen auf finanzielle Unterstützung sowie bei der Verwaltung der Mittelvergabe. Entscheidungsträger nutzen diese Tools, um den Prozess sowohl für die Bewerber als auch für die Gutachter schneller und effizienter zu gestalten - von der Erfassung der Bewerbungen bis zur Auswahl der Begünstigten. Die Automatisierungsfunktionen ermöglichen es, individuelle Bewerbungen von Bewerbern zu erfassen und sie den richtigen Gutachtern zuzuweisen. Durch die Digitalisierung des Prozesses reduzieren diese Tools auch den Papierkram und ermöglichen eine häufigere Kommunikation zwischen Bewerbern, Sachbearbeitern und Gutachtern. Software für die Stipendienverwaltung kann auch in Tools wie bspw. für die Buchhaltung, das Personalwesen oder Finanzen integriert werden.

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Mehr über Stipendien- und Fördermittel-Management Software und Vergleich

Was ist Stipendien- und Fördermittel-Management Software?

Stipendien- und Fördermittel-Management Software unterstützt Hochschuleinrichtungen, gemeinnützige Organisationen, Verbände, Unternehmen, Forschungseinrichtungen oder andere Bildungseinrichtungen dabei, eine Vielzahl von Stipendien- und Förderprogrammen sowie anderen Finanzierungsmöglichkeiten zu verwalten. Diese Organisationen bearbeiten jedes Jahr Hunderte oder Tausende von Stipendien und Förderanträgen, was bedeutet, dass die Verwaltungen effiziente Verfahren für die Erfassung, Prüfung und Entscheidung über Anträge entwickeln müssen.

Stipendien- und Fördermittelkoordinatoren, die für die Vergabe der begrenzten Gelder verantwortlich sind, müssen sicherstellen, dass ihre Prozesse eine große Anzahl qualifizierter Anträge anziehen und die Empfänger identifizieren, die die Förderung am meisten verdienen. Die Digitalisierung von Stipendien- und Fördermittelvergabe mit benutzerfreundlicher Software kann den Prozess sowohl für Studierende als auch für Gutachter vereinfachen und zugänglicher machen, was letztlich zu einem gerechteren und effizienteren System führt. Dabei decken diese Lösungen meist den gesamten Prozess von der Beantragung (Pre-Award) über die Beauftragung von Gutachter-Gremien bis hin zur Budgetverwaltung (Post-Award) ab.

Die Software hilft Fördermittelgeber dabei, Ihre Arbeit zu organisieren und zeitaufwändige Aufgaben zu automatisieren. Dazu gehört die Auswertung von Bewerbungsunterlagen, die Kommunikation mit Kandidaten und die Verwaltung der Zahlungen. Die richtige Software erleichtert nicht nur die Arbeit, sondern hilft auch, Fehler zu vermeiden und Zeit zu sparen.

Anwendungen für das Stipendien- und Fördermittel-Management umfassen auch Lösungen für die Akquise von Fördermitteln und Fundraising. Öffentliche bzw. Non-Profit Organisationen sind auf Zuschüsse oder Spenden als lebenswichtige Einnahmequelle angewiesen. Daher ist es von großer Bedeutung, dass der Akquise-Prozess effizient und effektiv durchgeführt wird.

Welche Arten von Stipendien- und Fördermittel-Management Software gibt es?

Fördermittel-Akquise - Diese Art von Fördermittelverwaltungssoftware, Fundraising oder Zuschussverwaltungs-Software ist darauf ausgelegt, die Fördermittel-Akquise und das Fundraising zu verwalten. Diese Lösungen konzentrieren sich auf die Zusammenstellung von Zuschussanträgen und die Vereinfachung des Zuschussantragsprozesses. Sie digitalisieren Teile des Prozesses bspw. in Form von Dokumentenspeicher für frühere Anträge oder Tools zur Automatisierung des Rechercheprozesses.

Fördermittelvergabe - Fördermittelverwaltungssoftware für Fördermittelgeber kümmert sich um die andere Seite der Medaille. Sie verwalten die Vergabe der Fördermittel, die Sammlung von Anträgen und Bewerbungen, die Prüfung der Anträge und die gesamte Abwicklung der Vergabe und Auszahlung.

Wofür wird Stipendien- und Fördermittel-Management Software in der Fördermittelvergabe genutzt?

Stipendien- und Fördermittel-Management Software kann in verschiedenen Bereichen eingesetzt werden. Die zwei Hauptbereiche sind Pre-Award und Post-Award. Pre-Award bezieht sich auf alle Aktivitäten, die vor der Vergabe eines Stipendiums oder einer Förderung ablaufen. Dazu gehört zum Beispiel die Bewerbung um die Förderung sowie die Verwaltung von Fristen und Deadlines. Post-Award bezieht sich auf alle Aktivitäten, die nach der Vergabe eines Stipendiums oder einer Förderung ablaufen. Dazu gehören unter anderem die Überwachung der Einhaltung der Bedingungen der Förderung, die regelmäßige Auszahlung der Mittel sowie das Reporting an Stakeholder über den Stand des Projekts oder Programms. Eine gute Stipendien- und Fördermittelmanagementsoftware erleichtert diese Aufgaben enorm und kann somit dazu beitragen, Zeit und Kosten zu sparen.

Warum ist die Verwendung einer Software für die Fördermittelakquise sinnvoll?

Effiziente Pipeline für die Beantragung von Fördermittel - Der Prozess der Beantragung von Finanzhilfen kann mühsam und zeitaufwändig sein, ohne dass er sich garantiert auszahlt. Allein die Entscheidung, welche Fördermittel beantragt werden sollen, kann schwierig sein, da es so viele Angebote zu sortieren und zu prüfen gibt. Software für die Verwaltung von Fördermitteln kann diesen Prozess zumindest teilweise automatisieren und potenziellen Antragstellern eine umfangreiche Liste von Möglichkeiten bieten, für die sich die Organisation qualifiziert.

Automatisierung der Fördermittelbeantragung - Die Automatisierung der einzelnen Schritte im Antragsverfahren ist der Schlüssel dazu, dass der Antragsteller eine möglichst breite Palette von Fördermitteln beantragen kann. Das Verfassen von Förderanträgen nimmt zwischen 80 und 200 Stunden in Anspruch, so dass eine Verkürzung dieser Zeitspanne ein Segen ist, um so viele Förderanträge wie möglich zu stellen.

Verbesserung der Kommunikation - Die Verbesserung der Kommunikationskanäle zwischen Antragstellern und Fördermittelgebern ist ein wichtiger Aspekt der Fördermittelverwaltungssoftware. Diese Anwendungen sind so konzipiert, dass sie den Prozess für beide Seiten so einfach wie möglich gestalten. Alle Unklarheiten im Antragsverfahren können über die Kommunikationskanäle, die die Fördermittelverwaltungssoftware bietet, beseitigt werden.

Warum ist die Verwendung einer Software für die Fördermittelvergabe sinnvoll?

Benutzerfreundliche, klare Bewerbungsprozesse für Bewerber - Mit der Software können die Fördermittelgeber die Bewerbungsformulare ihren Bedürfnissen entsprechend anpassen. Es können Arbeitsabläufe mit bedingter Logik erstellt werden, so dass sich die Fragen dynamisch ändern, je nach den Antworten des Bewerbers. E-Mail-Benachrichtigungen und personalisierte Bewerberportale halten die Bewerber über den Status ihrer Bewerbung auf dem Laufenden. Das Ergebnis ist ein leichter zugänglicher Prozess und eine bessere Erfahrung für die Bewerber, was sich positiv auf den Ruf der Einrichtung auswirken dürfte.

Automatisierung administrativer Aufgaben - Manuelle Prozesse können mühsam sein, da die Fördermittelgeber oftmals Papierformulare verwalten, Erinnerungen an die Gutachter manuell verschicken und die Bewerber manuell kontaktieren müssen, um Fragen zu stellen und Entscheidungen mitzuteilen. Mit einer Software werden viele dieser Funktionen automatisiert, da die papierlosen Anträge automatisch an die richtigen Personen weitergeleitet werden. Automatisierte Benachrichtigungen halten sowohl die Bewerber als auch die Entscheidungs-träger auf dem Laufenden.

Vereinfachung des Prüfungsprozesses für Gutachter - Anstatt Hunderte oder Tausende von Papierformularen zu sammeln und zu verwalten, haben Administratoren und Gutachter alle ihre Unterlagen digital an einem Ort gespeichert. Die Speicherung in der Cloud bedeutet, dass die Prüfer von überall aus auf die Bewerbungsunterlagen zugreifen und diese prüfen können, und automatische Benachrichtigungen sorgen dafür, dass jeder Bewerber, Prüfer oder Administrator weiß, wann seine Beiträge benötigt werden. Die verbesserte Effizienz kann zu schnelleren Entscheidungen über Bewerber führen und den Mitarbeitern mehr Zeit für andere Projekte geben.

Bessere Zuordnung von qualifizierten Bewerbern zu passenden Förderprogrammen - Die Digitalisierung der Fördermittelvergabe bedeutet, dass wertvolle Fördermöglichkeiten mehr Bewerbern zugänglich gemacht werden können, da die Anträge über moderne Kanäle wie E-Mail oder soziale Medien verbreitet und von überall aus ausgefüllt werden können. Darüber hinaus können bereits im Antragsprozess auf Basis von gezielten Fragen und Kriterien passende Förderprogramme identifiziert und dem Bewerber vorgeschlagen werden

Wer nutzt Software für die Verwaltung von Stipendien und Fördermittel?

Gemeinnützige Organisationen und Bildungseinrichtungen - Gemeinnützige Organisationen und Bildungseinrichtungen sind die größten Nutzer von Fördermittelverwaltungssoftware. Vor allem Organisationen, die in Bereichen wie Bildung, Forschung oder Kunst tätig sind. Diese Organisationen vergeben in der Regel Stipendien oder Fördermittel, sind aber auch selbst auf der Suche nach Zuschüssen und nutzen die Software, um ihr Antragsverfahren zu rationalisieren.

Öffentliche Einrichtungen - Öffentliche Einrichtungen und staatliche Organisationen haben Mittel in Form von Zuschüssen zu vergeben. Die Software für die Verwaltung von Fördermitteln ermöglicht es ihnen, Bewerbungsportale, einen Reviewer Hub und Tools für die Berichterstattung zu verwalten.

Private Einrichtungen - Private Stiftungen oder Nichtregierungsorganisationen, die über Mittel für Stipendiaten und Förderungen verfügen, verwenden ebenfalls Software zur Verwaltung von Fördermitteln. Sie nutzen dieselben Funktionen wie andere Fördermittelgeber, arbeiten jedoch mit weniger Aufsicht, da es sich um private Einrichtungen handelt. Private Stiftungen nutzen das Bewerberportal, das Prüferportal und die Berichtswerkzeuge, um sicherzustellen, dass sie ihre Mittel an die qualifiziertesten Bewerber vergeben.

Was sind typische Funktionen bei der Verwaltung von Stipendien und Fördermittel?

Softwareprodukte für die Verwaltung von Stipendien und Fördermittel im Bereich Fördermittelvergabe können einige der folgenden Funktionen aufweisen, die sich im Allgemeinen in zwei Kategorien unterteilen lassen: Pre-Award und Post-Award.

Pre-Award

  • Antragsportal - Ein zentrales Portal, über das Antragsteller ihre Förderanträge einreichen können.
  • Anpassbare Bewerbungsformulare - Die Möglichkeit, ein individuelles Bewerbungsformular zu erstellen. Je nach Tool können die Administratoren bspw. individuelle Anweisungen, Förderfähigkeitskriterien, Bewerbungsfristen, Eingabefelder, Dokumentenuploads, etc. hinterlegen.
  • Intelligente Formulare und Formular-Automatisierung - Viele Tools ermöglichen es Administratoren, bedingte Logik in ihre Formulare einzubauen, so dass sich die Fragen dynamisch ändern, je nachdem, welche Antworten ein Bewerber eingibt. Diese Funktion kann bspw. helfen, Bewerber herauszufiltern, die die Anforderungen eines Förderprogramms nicht erfüllen.
  • Integration von Empfehlungsschreiben - Bei Bewerbungen, die ein Empfehlungsschreiben erfordern, kann die Software es den Bewerbern ermöglichen, ein Schreiben hochzuladen und an ihre Bewerbung anzuhängen oder sogar automatische Benachrichtigungen an die Personen zu senden, von denen sie ein Schreiben anfordern.
  • Zentralisierte Antragstellerverwaltung - Ein Dashboard, mit dem Fördermittelgeber alle Anträge verwalten können, die über das Antragsportal eingereicht werden.
  • Reviewer Tools - Ermöglicht den Antragsprüfern einen vollständigen Einblick in den Prüfprozess, einschließlich der Unterstützung, welche Schritte wann unternommen werden müssen.
  • Flexible Arbeitsabläufe - Prozesse variieren je nach Institution, daher bieten viele Stipendien- und Fördermittel-Management-Plattformen Administratoren die Möglichkeit, Arbeitsabläufe anzupassen. So können Administratoren beispielsweise die Anzahl der Runden ändern, die eine Bewerbung durchlaufen muss, oder festlegen, an wen die Bewerbung nach einer ersten Prüfung weitergeleitet wird.
  • Push-Benachrichtigungen - Diese Benachrichtigungen werden erstellt und jedes Mal verschickt, wenn ein bestimmtes auslösendes Ereignis eintritt, sei es eine Frist, eine Dokumentenüberarbeitung oder etwas anderes.
  • Audit Trails - Mit dieser Funktion werden alle Änderungen und Überarbeitungen eines Antrags, eines Profils aufgezeichnet, so dass Sie den Prozess später nachvollziehen und überprüfen können.
  • Kommunikation - Eine Fördermittel-Management-Software kann die Kommunikation während des gesamten Prozesses automatisieren. Diese Kommunikation kann Nachfragen von Gutachtern, Dankesschreiben an Bewerber, Benachrichtigungen über den Erhalt einer Förderung oder andere Nachrichten umfassen.

Post-Award

  • Budgetverwaltung - Mit einer Budgetverwaltung kannst Du die verfügbaren und bewilligten Mittel auf einen Blick verwalten und bspw. regelmäßige Berichte über den Zahlungsfortschritt erstellen.
  • Datenvisualisierung - Erstellt Diagramme und Grafiken aus den in der Anwendung gespeicherten Daten wie bspw. Demographie der Antragssteller, Budgetübersichten, etc.
  • Analysen - Die Lösungen können Daten auf einem Analyse-Dashboard anzeigen, um den Koordinatoren einen Einblick zu geben, ob die Einrichtung ihre Ziele erreicht. Diese Datenvisualisierungen können eine Vielzahl von Informationen über Budgets oder die Bewerber enthalten, z. B. Geschlecht, Rasse, Region oder Testergebnisse. Viele Programme bieten auch die Möglichkeit, individuelle Berichte zu exportieren.
  • Auszahlung - Einige Lösungen bieten die Möglichkeit Zahlungen an die Begünstigten direkt aus der Software heraus zu triggern.
  • Projektberichte und Prozesse - Projektberichte werden von Zuschussempfängern regelmäßig erstellt und enthalten typischerweise schriftliche Erläuterungen und Angaben zum Status Quo mit Blick auf den genehmigten Projektplan und das Budget. Dabei deckt die Software folgendes ab: Erinnerung bei Fälligkeit an Zuschussempfänger, Erstellung / Einreichung des Berichts über die Software, Zuweisung eines Gutachters, Erstellung von Feedback zum Projektbericht durch den Gutachter, Prüfung des Feedbacks durch Administratoren, Genehmigung/Ablehnung des Berichts, Versand Feedback an Zuschussempfänger
  • Dokumentenerstellung - Stellt den Benutzern Werkzeuge zur Verfügung, um förderungsbezogene Dokumente zu erstellen.
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