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Was ist Vertragsmanagement?

Vertragsmanagement ist die Planung, Steuerung und Überwachung von Verträgen. Es umfasst die Verhandlung, Gestaltung, Überwachung und Pflege von Verträgen sowie deren Dokumentation.

Ziel des Vertragsmanagements ist es, den Überblick über alle laufenden und abgeschlossenen Verträge zu behalten und sicherzustellen, dass alle Verträge den gesetzlichen und internen Richtlinien entsprechen. Darüber hinaus spielt es eine wichtige Rolle in der Kontrolle und Reduzierung finanzieller Risiken.

Drei wesentliche Grundlagen für ein gutes Vertragsmanagement sind:

Warum ist ein gutes Vertragsmanagement wichtig?

In einer komplexen Geschäftswelt ist es wichtig, dass Unternehmen ihre Verträge sorgfältig verwalten, um sicherzustellen, dass sie ihre Ziele erreichen. Ein effektives Vertragsmanagement ermöglicht es Unternehmen, Risiken zu minimieren, Kosten zu senken und die Zahlungsflüsse zu optimieren.

Das Vertragsmanagement ist Teil des Management-Risk-Controlling (MRC). Das MRC ist wiederum eine wichtige Sicherheitsmaßnahme in Unternehmen. Als Teil des geschäftsinternen Kontrollsystems ist MRC unter anderem erforderlich, um betriebswirtschaftliche und gesetzliche Vorgaben/Aufgaben korrekt zu erledigen.

Es hilft außerdem dabei wesentliche Kosten zu vermeiden und durch Effizienzsteigerungen Aufwände zu reduzieren. Wird das Vertragsmanagement unzureichend ernst genommen entstehen möglicherweise Kosten für die Verletzung von Vertragspflichten, Versäumnis von Fristen oder dem Abschluss unvorteilhafter Verträge aufgrund schlechter Entscheidungen und fehlender Transparenz.

Wie sieht die Zukunft des Vertragsmanagements aus?

Die Zukunft des Vertragsmanagements liegt in der Digitalisierung. Diese ermöglicht es Unternehmen, ihre Prozesse zu automatisieren und so Zeit und Kosten zu sparen. Auch die Kommunikation mit den Vertragspartnern wird durch die Digitalisierung vereinfacht. So können etwa Fragen schneller geklärt werden und es besteht keine Gefahr, dass wichtige Informationen verloren gehen.

Auch der Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) kann das Vertragsmanagement zukünftig vereinfachen. So können beispielsweise Verträge automatisch auf Basis von vorher festgelegten Kriterien generiert werden. Auch die Überwachung von Verträgen und die rechtzeitige Erkennung von Verstößen kann durch die Nutzung von KI erleichtert werden. Aus diesem Grund ist es wichtig darauf zu achten einen modernen und zukunftsfähigen Anbieter auszuwählen.

Was ist ein digitales Vertragsmanagement?

Das Prinzip ist simpel: Alle Verträge werden in einer Datenbank erfasst, sodass man alle Informationen übersichtlich auf einer Plattform findet. Das ist natürlich der Königsweg und einfach für Verträge, die Du in Zukunft mit der neuen Lösung erstellen wirst.

Allerdings musst du bedenken, dass für dein Archiv und alte Verträge einige Anbieter erwarten, dass du die Vertragsdaten alle zuerst selbst eingeben musst. Das kostet Zeit. Andere Anbieter wieder rum vermeiden das stundenlange Eintippen von Vertragsdetails in Formulare. Dort kannst du deine Verträge einfach hochladen. Das System analysiert dann die Verträge und extrahiert alle wichtigen Informationen für dich: Vertragsgegenstand, Vertragspartner, vereinbarte Kosten, Fristen, etc.

Was sind die Vorteile von Contract-Management-Software (CMS)?

Steigerung der Effizienz

Die erste und offensichtlichste Vorteil ist die Zeitersparnis. Wenn Verträge manuell verwaltet werden, müssen Mitarbeiter häufig Dokumente durchsuchen, bearbeiten und erneut speichern. Dies kann viel Zeit in Anspruch nehmen und zu Fehlern führen. Mit einer CMS kannst du deine Verträge digitalisieren und zentral sofort auf die neuesten Versionen zugreifen. Darüber hinaus können komplexe Prozesse mit einer Vertragsmanagement Lösung automatisiert werden.

Stärkung der Kundengewinnung und –bindung

Vertragsverwaltungssoftware ist ein unverzichtbares Werkzeug für Unternehmen aller Größen, die ihre Kundenbeziehungen pflegen und stärken möchten. Die Software unterstützt Unternehmen dabei, auf ihre Kunden besser einzugehen, indem sie ihnen ohne Weiteres personalisierte Angebote und Verträge unterbreiten. Zudem wird die Kundenakquise und -bindung gestärkt, indem der Vertragsprozess so einfach bspw. mit Digitaler Unterschrift gestaltet wird, sodass dieser quasi keine Barriere mehr darstellt.

Bessere Kommunikation und Kollaboration

Ein weiterer Vorteil der Verwendung einer CMS ist die Verbesserung der Zusammenarbeit interner und externer Beteiligte. Wenn mehrere Personen an einem Vertrag arbeiten, müssen sie ständig auf dem neuesten Stand gehalten werden. Dies kann schwierig sein, insbesondere wenn die Beteiligten bspw. in verschiedenen Zeitzonen arbeiten. Mit einer CMS können alle Mitarbeiter jederzeit auf den gleichen Stand gebracht werden.

Proaktive Überwachung von Risiken und Compliance

Vertragsverwaltungssoftware gibt dir die Möglichkeit, deine Verträge auswertbar zu machen. Auf Basis intelligenter Analysen und Berichte ermöglicht diese so eine proaktive Überwachung von Risiken und Compliance. Mit Hilfe der Analytics-Funktionen der Software kannst du beispielsweise herausfinden, welche Verträge in Kürze auslaufen und welche Klauseln in diesen Verträgen besonders wichtig sind.

Wer nutzt ein Vertragsmanagement-Programm?

Vertrieb: Immer mehr Vertriebsteams nutzen Vertragsmanagementsoftware, um ihre Arbeit zu unterstützen. Durch die Verwendung einer Vertragsmanagement-Software können Vertriebsteams ihre Zeit effektiver nutzen, indem sie sich auf die Verhandlung von Verträgen konzentrieren und nicht mehr so viel Zeit mit der manuellen Erstellung und Pflege von Verträgen verbringen müssen. Darüber hinaus können Vertriebsteams Vertragsmanagement-Software mit weiteren Lösungen, wie CRM-, CPQ- und E-Signatur-Lösungen, integrieren, was den Aufbau und die Pflege guter Beziehungen zu Kund:innen während der Vertragsabschlussphase unterstützt.

Finanzabteilung: Mit Vertragsmanagement-Software können Finanzteams Schlupflöcher und riskante Klauseln in Verträgen identifizieren. Dies ermöglicht es ihnen, potenzielle Risiken zu minimieren und sicherzustellen, dass das Unternehmen immer die bestmöglichen Geschäfte macht. Dies umfasst auch die Überwachung von Zahlungsfristen, die Kontrolle der Zahlungsmethoden und rechtzeitig Bezahlung vertraglich vereinbarter Verpflichtungen.

Rechtsabteilungen: In vielen Fällen muss die Rechtsabteilung eines Unternehmens jeden Vertrag manuell prüfen, um sicherzustellen, dass er den geltenden Gesetzen entspricht. Dies ist sehr zeitaufwändig und kann mit Hilfe einer digitalen Vertragsverwaltung erheblich vereinfacht werden.

Welche wesentlichen Funktionen haben Vertragsmanagement Tools?

Vertragserstellung

Die integrierten Dokumenten-Editor in den meisten Vertragsmanagement-Softwarelösungen ermöglichen es Nutzern, ihre eigenen Dokumente zu erstellen und zu bearbeiten. Die Drag-and-Drop-Funktionalität erleichtert das Hinzufügen oder Ändern von Abschnitten. Für den Vertrag relevante Aussagen können einfach identifiziert und eingefügt werden.

Vertragsvorlagen

Vertragsvorlagen sind häufig im Vertragsmanagement-Tool hinterlegt und können bei Bedarf genutzt werden. Diese Vorlagen können individuell angepasst und an die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst werden. So können beispielsweise Standardverträge für bestimmte Dienstleistungen oder Produkte erstellt werden, die dann nur noch mit den entsprechenden Daten des Kunden oder Lieferanten ausgefüllt werden müssen.

Vertragsbearbeitung

Mit Vertragsmanagement-Tools können Änderungen am Vertrag schnell und einfach vorgenommen werden, ohne dass der gesamte Vertrag neu erstellt werden muss. Ein weiterer wesentlicher Bestandteil der Vertragsbearbeitung ist das Vergleichen und Überarbeiten von verschiedenen Versionen eines Vertrags. Gerade bei komplexeren Verträgen kann es nötig sein, mehrere Versionen zu erstellen und diese miteinander zu vergleichen, um sicherzustellen, dass keine wesentlichen Änderungen verloren gehen.

Zusammenarbeit

Eine Vertragsmanagement-Software erleichtert die Zusammenarbeit und Kollaboration. Sie ermöglicht es mehreren Nutzern, an einem Dokument gleichzeitig zu arbeiten und Kommentare oder Notizen hinzuzufügen. So können alle Beteiligten jederzeit einsehen, welche Änderungen vorgenommen wurden und wie der aktuelle Stand ist. Dies ist insbesondere dann nützlich, wenn verschiedene Abteilungen oder externe Partner an einem Projekt arbeiten.

Vertragsanhänge

Die meisten Vertragsmanagement Softwares ermöglichen es dem Nutzer, Anhänge hochzuladen und herunterzuladen. Einige bieten auch die Möglichkeit, Anhänge mit anderen Nutzern zu teilen. In einer Vertragsmanagement Software können verschiedene Arten von Anhängen gespeichert werden. Dazu gehören beispielsweise Bilder, Memos, Rechnungen und vieles mehr.

Genehmigungsprozesse

Die Genehmigungs- und Arbeitsprozesse in einer Vertragsmanagement Software sind klar strukturiert. Sie straffen die Arbeitsabläufe der einzelnen Abteilungen und folgen logisch aufeinander. Jede Abteilung kann ihre eigenen Genehmigungsprozesse haben, die in der Software abgebildet werden.

Benachrichtigungen und Erinnerungen

Eine gute Vertragsmanagement Software bietet Erinnerungs- und Benachrichtigungsfunktionen, um sicherzustellen, dass du rechtzeitig über wichtige Ereignisse in deinem Vertrag informiert wirst. Dies ist besonders wichtig, wenn es sich um vertraglich vereinbarte Meilensteine oder Fristen handelt. Benachrichtigungen können entweder per E-Mail oder über die Vertragsmanagement App erfolgen. Einige Systeme bieten auch die Möglichkeit, SMS-Benachrichtigungen zu erhalten.

Vertragsarchiv

Der zentrale Speicher einer Vertragsmanagement Software ermöglicht es dem Nutzer, seine gesamten Verträge an einem Ort zu verwalten. Durch die Suchfunktion kann man gezielt nach bestimmten Verträgen suchen und sie schnell wiederfinden. Außerdem werden in der Regel automatische Back-Ups erstellt, dass die Verträge auch bei einem Systemabsturz nicht verloren gehen.

Integration/API

Einige Lösungen bieten Integrationen mit CRM- oder CPQ-Software, um Kundendaten oder kalkulierte Angebote direkt in die Verträge zu übernehmen.

Analyse, Reporting und Dashboards

Die Vertragsmanagement Software bietet dir die Möglichkeit, detaillierte Reports über deine Verträge zu erstellen. Diese Reports enthalten alle relevanten Informationen über deine Verträge, wie beispielsweise die Anzahl der noch ausstehenden Verträge, die Anzahl der abgelaufenen Verträge oder die Anzahl der bald ablaufenden Verträge.