Mehr über Ausgabenmanagement Software & Tools und Vergleich
Was ist Ausgabenmanagement und wozu wird es benötigt?
Für Spend Management gibt es viele verschiedene Begriffe, wie Ausgabenmanagement, Tail Spend Management, Procurement Spend Management, Enterprise Spend Management oder auch Business Spend Management. Im Grunde bedeuten alle Begriffe dasselbe. Ausgabenmanagement ist ein Ansatz zur Optimierung der Unternehmensausgaben. Es umfasst die Planung, Erfassung, Kontrolle und Analyse von Ausgaben mit dem Ziel, Kosten zu reduzieren und die Effizienz zu verbessern.
Ausgabenmanagement ist ein wichtiger Teil des finanziellen Managements eines Unternehmens. Daher ist es wichtig, dass Unternehmen einen gut durchdachten Ansatz für ihr Ausgabenmanagement entwickeln, der ihre spezifischen Bedürfnisse berücksichtigt.
Ein effektives Ausgabenmanagement erfordert die Beteiligung aller Bereiche des Unternehmens, da Ausgaben in allen Bereichen getätigt werden. Die Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Abteilungen ist entscheidend, um sicherzustellen, dass das Unternehmen seine Ausgaben effektiv verwaltet.
Was ist Spend-Management-Software?
Spend-Management-Software ist ein System, das speziell für die Kontrolle von Unternehmensausgaben entwickelt wurde. Es unterstützt Unternehmen dabei, ihre Einkaufs- und Beschaffungsprozesse zu optimieren und Kosten zu reduzieren. Spend-Management-Software bietet eine Reihe von Funktionen, die es Unternehmen ermöglichen, ihre Ausgaben im Griff zu behalten. Dazu gehören u.a.:
- Eine Übersicht über alle ausstehenden und abgeschlossenen Einkäufe
- Eine detaillierte Kostenanalyse
- Eine Übersicht über die verschiedenen Lieferanten und deren Preise
- Eine automatische Rechnungsverfolgung
- Eine integrierte Bestellverwaltung
Spend-Management-Software hilft Unternehmen dabei, ihre Einkaufs- und Beschaffungsprozesse zu optimieren und Kosten zu reduzieren.
Wie funktionieren Spend-Management-Softwares?
Ausgabenverwaltungssoftwares digitalisieren typische Vorgänge in der Verwaltung von Zulieferern, Rechnungen und Zahlungen.
Wenn es um die Verwaltung von Zulieferern geht, ist eine Spend-Management-Software in der Lage, Kontaktdaten zu speichern und und zentral zu verwalten. Diese Funktionen erleichtern nicht nur das Leben des Einkaufsmanagers, sondern auch das des Controller und Buchhalter.
Eine weitere typische Aufgabe einer Spend-Management-Software ist außerdem die Ausgabenerfassung und Rechnungsverwaltung. Hier können Rechnungen nicht nur erstellt, verfolgt und bezahlt werden. Es können ebenfalls über meist einfache Apps Ausgaben schnell erfasst und passende Belege zentral hochgeladen werden. Auch der Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) kann im Rahmen einer Ausgabenmanagement Software Prozesse automatisieren. So können beispielsweise Belege automatisch ausgelesen und wichtige Informationen und Daten direkt extrahiert werden.
Eine Spend-Management-Software kümmert sich in einigen Fällen auch um die Zahlungsabwicklung und -verwaltung. In der Zahlungsverwaltung können Zahlungsziele festgelegt und Zahlungstermine überwacht werden. Auch die Kontaktdaten von Zahlungsempfängern lassen sich hier verwalten. Für die Zahlungsabwicklung bieten mittlerweile einige Anbieter auch die Integration von Zahlungsmitteln, wie Firmenkreditkarten für sämtliche Mitarbeiter im Unternehmen, an.
Für eine optimale Nutzung der Spend-Management-Software ist es wichtig, dass möglichst viele Vorgänge digitalisiert werden. Nur so können alle relevanten Daten erfasst und analysiert werden.
Welche Vor- und Nachteile bietet Ausgabenmanagement Software?
Höhere Prozesseffizienz
Routineaufgaben wie das Verwalten von Ausgaben können mit einer guten Ausgabenmanagement Software deutlich effizienter und schneller erledigt werden. Durch die Automatisierung von Aufgaben wird nicht nur Zeit gespart, sondern auch der Arbeitsaufwand für die Mitarbeiter reduziert. Controlling-Mitarbeiter müssen zum Beispiel nicht mehr manuell nach Informationen suchen oder diese mühsam zusammenstellen. Durch die automatische Erfassung und Verarbeitung aller relevanten Daten wird das Controlling entlastet und Fehlerquellen minimiert. Dies führt zu einer höheren Prozesseffizienz und einer verbesserten Kostenkontrolle.
Höhere Ausgabenkonformität
Ein digitales Ausgabenmanagement kann sicherstellen, dass Ihre Aufwände den intern definierten Richtlinien entsprechen. Zum anderen kann die Software auch dabei helfen, potenzielle Risiken frühzeitig zu erkennen und zu minimieren. Durch die Nutzung einer solchen Software können Unternehmen sicherstellen, dass ihre Mitarbeiter die Richtlinien befolgen und ihre Ausgaben im Rahmen des Budgets und der Richtlinien bleiben.
Verbesserte Ausgabentransparenz
Die Ausgabenmanagement Software sorgt für eine verbesserte Ausgabentransparenz, indem sie den Überblick über alle ausgegebenen Beträge per Mausklick bietet. Dies ist besonders wichtig, wenn man sein Budget im Auge behalten möchte. Außerdem kann man so leichter feststellen, wo man möglicherweise zu viel ausgibt und an welchen Stellen Einsparungen möglich sind.
Durch die Verwendung eines Spend Management Systems können darüber hinaus Unternehmen und alle relevanten Abteilungen Einblicke in ihre Ausgaben erhalten, die sie sonst nicht hätten. Diese Einsichten können dabei helfen, unnötige Ausgaben zu identifizieren und zu vermeiden. So kann die Verantwortung für Ausgaben besser geregelt und somit auch mehr Transparenz in der Zusammenarbeit entstehen.
Besseres Risikomanagement
Eine Ausgabenmanagement Software ist ein hervorragendes Werkzeug, um das Risikomanagement zu verbessern. Durch die Einrichtung von Kontrollmechanismen und den regelmäßigen Austausch von Informationen zwischen den Beteiligten kann das Risiko minimiert werden. Eine gute Ausgabenmanagement-Software ermöglicht es Unternehmen, Risiken im Voraus zu erkennen und präventive Maßnahmen zu ergreifen. Durch die detaillierte Analyse von Trends am Beschaffungsmarkt können Unternehmen mögliche Risiken identifizieren und ihre Ausgaben entsprechend anpassen.
Erhöhte Flexibilität und Mobilität
Cloud-Lösungen für das Ausgabenmanagement bieten eine große Flexibilität, da sie jederzeit und von überall aufgerufen werden können. Dies ist besonders praktisch, wenn Nutzer:innen unterwegs sind und Zugriff auf Daten benötigen oder neue Daten bzw. Spesenberichte erfassen wollen wie bspw. Belege. Auch wenn sie keinen Zugang zu einem Desktop-PC haben, können sie mit mobilen Endgeräten auf ihre Daten zugreifen und diese bearbeiten.
Wer nutzt Spend-Management-Software?
Kleine Unternehmen: Startups und kleine Unternehmen müssen oft mit begrenzten Mitteln auskommen. Daher nutzen einige von ihnen digitale Lösungen, um ihre Ausgaben sorgfältig zu verwalten. Fokus hier ist meistens auf einem einfachen System mit grundlegenden Funktionen.
Mittelständische Unternehmen: Mittelständische Organisationen haben in der Regel viele Lieferanten und Kunden. Diese Beziehungen müssen sorgfältig gepflegt werden, damit das Unternehmen erfolgreich bleibt. Ausgabenmanagement-Systeme helfen mittelständischen Organisationen, ihre Finanzen zu verwalten und ihre Zahlungsprozesse zu automatisieren. Diese Systeme bieten auch eine Reihe von Prognosewerkzeugen, die es Unternehmen ermöglichen, ihre künftigen Ausgaben vorherzusagen. Dies ist ein wesentlicher Vorteil für mittelständische Organisationen, die ihre Kosten im Auge behalten müssen, um Gewinne zu maximieren. Daher benötigen diese oftmals komplexere Softwarelösungen.
Große Unternehmen: Für große Unternehmen mit komplexem Ausgabenmanagement ist ein solches System unerlässlich. Ohne ein solches System wäre es sehr schwierig, die finanzielle Situation im Blick zu behalten und die Mittel effizient zu verwalten. Sie haben zahlreiche Abteilungen und komplexe Finanzflüsse. Darüber hinaus nutzen große Unternehmen Ausgabenmanagement Systeme, um ihren Genehmigungsprozess zu optimieren und ihr internationales Lieferantennetzwerk zu verbessern.
Was sind die Funktionen einer Spend Management Software?
Kostenerfassung
Mit einer gute Spend-Management-Software kannst du verschiedene Arten von Kosten erfassen. Dazu gehören Reisekosten, Büromaterialien oder aber auch Materialeinkäufe oder externe Dienstleistungen. Bei der Erfassung werden dann in der Regel der Zeitraum, Abteilung, Kategorie und Herkunft des Kaufs strukturiert erfasst. Die Kostenerfassung umfasst dann meistens auch noch die Erfassung bzw. Upload von Belegen, welche ebenfalls automatisiert archiviert und ggf. auch durch künstliche Intelligenz automatisch ausgelesen werden.
Vertragsmanagement
Vertragsmanagement ist eine der typischen Funktionen von Spend-Management-Software. Die Software hilft Unternehmen dabei, ihre Verträge mit Lieferanten zu verwalten. Das Vertragsmanagement umfasst die Verwaltung von Lieferantenverträgen, Preisen und Konditionen. Im Vertragsmanagement werden alle Prozesse des Vertragslebenszyklus übersichtlich organisiert.
Ausgabenprognose
Auf Basis sämtlicher (real-time) Daten und intelligenten Prognose Algorithmen, erstellen einige Ausgabenmanagement Systeme Prognosen. Dies ermöglicht es dem Unternehmen, seine finanziellen Ziele besser zu verstehen und zu planen. Die Software analysiert die historischen Daten des Unternehmens und erstellt eine Prognose für die zukünftigen Ausgaben. Diese Prognose kann dann verwendet werden, um das Unternehmensbudget zu erstellen und sicherzustellen, dass die finanziellen Mittel effektiv eingesetzt werden.
Ausgabenanalyse
Eine gute Ausgabenmanagement-Software bietet umfangreiche Analyse- und Reporting-Funktionen. So können Sie zum Beispiel Ihre Ausgaben nach Kategorien und Zeiträumen filtern und analysieren. Auf diese Weise erhalten Sie wertvolle Insights in Ihre Ausgabenstruktur und können gezielte Maßnahmen ergreifen, um Kosten zu reduzieren.
Kostenkontrolle
Mit laufenden (Echtzeit-)Analyse bieten Spend-Management-Software die Grundlage für eine gute Kostenkontrolle und den manuellen Eingriff durch Führungskräfte. Es können aber auch automatisierte Funktionen genutzt werden, um die Ausgabenkontrolle effektiver und effizienter zu machen. Ausgabenmanagement Software ist in der Regel sehr hilfreich, wenn es darum geht, bestimmte Limits für Ausgaben festzulegen. Dies kann entweder für einzelne Kostenstellen oder auch für die Gesamthaushaltsplanung erfolgen. Auch Freigaberegelungen oder die Definition von Ausgabenrichtlinien können mit dieser Art von Software vorgenommen werden.
Zentrale Organisation von der Beschaffung bis zur Bezahlung
Die Software hilft dabei, die verschiedenen Schritte der Beschaffung – vom Angebotsvergleich über die Bestellung bis hin zur Bezahlung – zentral zu organisieren und zu steuern.
Worauf solltest Du bei der Auswahl einer guten Ausgabenmanagement-Software achten?
Wenn es um Ausgabenmanagement- bzw. Spend Management Software geht, ist nicht jede Software gleich. Was sollte die Lösung bieten:
Ausgabenverfolgung in Echtzeit: Du willst nicht bis zum Ende des Monats warten müssen, um herauszufinden, wie viel du ausgegeben hast. Suche stattdessen nach einer Lösung, die die Ausgaben in Echtzeit verfolgt und einen zuverlässigen Überblick über deine Ausgaben bietet.
Ein schneller und einfacher Überblick: Wenn du eine grundlegende Ausgabenanalyse nicht mit einem Blick durchführen kannst, stimmt etwas nicht. Eine gute Software für das Ausgabenmanagement stellt die Ausgabeninformationen übersichtlich und ansprechend dar, so dass du die Kontrolle behältst.
Anpassbare Ausgabenkontrolle: Nicht jeder Mitarbeiter braucht Zugang zu denselben Mitteln. Mit deiner Software solltest du für jeden Mitarbeiter den Betrag festlegen können, der ihm zur Verfügung steht, und wofür er ihn ausgeben kann. Dies ist insbesondere relevant, wenn bspw. eine Zahlungsabwicklung (Payment) Lösung direkt in die Ausgabenmanagement Lösung integriert ist.
Einfache Dokumentenerfassung: Unternehmen verbringen viel Zeit mit der Speicherung und Bearbeitung von Dokumenten wie Rechnungen, Quittungen und Bestellungen. Eine gute Softwarelösung hilft Dir, diese Dokumente schnell und bequem zu erfassen und zu speichern.
Zeitsparende Automatisierung: Der größte Nachteil der herkömmlichen Ausgabenverwaltung ist, dass sie so viel Zeit in Anspruch nimmt. Mit einem guten Ausgabenmanagement-Tool können Sie sich auf bessere – und unterhaltsamere – Dinge konzentrieren.
Das mag viel erscheinen, aber es läuft auf eine einfache Idee hinaus: Finde eine Lösung, die dir und deinem Team einen schnellen, sicheren und bequemen Beschaffungs- und Zahlungsprozess ermöglicht.
