Kleine und mittlere Unternehmen (KMU) inklusive Startups haben oft weniger Ressourcen zur Verfügung, um ihre Geschäftsausgaben zu verwalten. Gleichzeitig ist es für KMUs wichtig, ihre Kosten genau zu kennen, um Wettbewerbsvorteile zu erzielen und die Rendite zu maximieren. Ausgabenverwaltungssoftwares können KMUs dabei helfen, ihre Geschäftsausgaben zu verwalten und zu analysieren.
Was ist Ausgabenmanagement bzw. Spend Management und wozu wird es benötigt?
Für Spend Management gibt es viele verschiedene Begriffe, wie Ausgabenmanagement, Tail Spend Management, Procurement Spend Management, Enterprise Spend Management oder auch Business Spend Management. Im Grunde bedeuten alle Begriffe dasselbe. Es geht um die Planung, Kontrolle und Optimierung von sämtlichen Geschäftsausgaben, mit Ausnahme von Gehaltsausgaben. Durch eine effektive Ausgabensteuerung können Unternehmen Kosten einsparen und ihre Profitabilität erhöhen.
Daher werden beim Spend Management alle Ausgaben sorgfältig erfasst, dokumentiert und eine fristgerechte Zahlung von Lieferanten sichergestellt. Darüber hinaus hilft das Ausgabenmanagement bei der korrekten Verbuchung von Ausgabepositionen, sodass die Erstellung von Jahresabschlüssen ohne Weiteres erfolgen kann.
Wie können KMUs Geld sparen?
KMU können weiterhin Geld sparen, indem sie ihr Ausgabenmanagement verbessern. Dazu gehört es, genau zu wissen, wo das Unternehmen sein Geld ausgibt und welche Ausgaben wirklich notwendig sind. Das heißt Transparenz über Beschaffungsvolumens. Händler, Preise, Intervalle ist wichtig. Viele KMUs und insbesondere Startups haben Schwierigkeiten, ihre Ausgaben im Griff zu behalten, weil sie nicht genau wissen, was sie ausgeben. Durch eine genaue Aufzeichnung der Ausgaben können sie jedoch herausfinden, an welchen Stellen sie Geld sparen können. Sie haben diverse Hebel zur Kosteneinsparung:
- Verhandeln von Preisen mit Lieferanten
- Gezielte Ausgabenlimits inkl. Kontrollmechanismen setzen
- Optimierung der Lieferantenbasis
- Konditionen von Rahmenverträgen überdenken
Was sind die Kernfunktionen einer Spend Management Software?
Ausgabenverwaltungssoftwares unterstützen bei der Erfassung, Organisation und Analyse deiner Geschäftsausgaben. Diese Softwares bieten in der Regel eine Reihe von Funktionen, die es erleichtern, Ausgaben zu verwalten und zu analysieren. Tatsächlich ist die Ausgabenkontrolle in Unternehmen mit vielen Zulieferern und Spend-Posten überhaupt erst mithilfe einer solchen Software möglich. Zu den häufigsten Funktionen gehören:
- Kostenerfassung: Ausgabenverwaltungssoftwares ermöglichen es KMUs, ihre Geschäftsausgaben zu erfassen und zu organisieren. Diese Funktion erleichtert es KMUs, ihre Kosten im Blick zu behalten und zu analysieren.
- Kostenanalyse: Mit den Auswertungsfunktionen der Software können KMUs ihre Kostenstruktur analysieren und optimieren. Dies ist insbesondere dann wichtig, wenn KMUs ihre Kosten senken möchten.
- Kostenkontrolle: Die Kostenkontrollfunktionen der Software ermöglichen es KMUs, ihre Kosten zu kontrollieren und zu reduzieren. Dies ist insbesondere dann wichtig, wenn KMUs ihre Kosten senken möchten.
Spend Management Tools können KMUs also dabei helfen, Geschäftsausgaben besser zu verwalten und zu analysieren. Diese Softwares sind in der Regel sehr intuitiv bedienbar und daher auch für Unternehmensgründer und Startups geeignet, die noch keine Erfahrung mit der Verwaltung von Geschäftsausgaben haben.
Welche Vor- und Nachteile bieten Ausgabenmanagement Softwares?
Die Software hilft dabei, Transaktionen zu tracken, Rechnungen zu bezahlen und Zahlungsinformationen zu verwalten. Durch die Nutzung einer solchen Software wird das Ausgabenmanagement entsprechend einfacher, effektiver und effizienter.
Höhere Prozesseffizienz
Die Verwendung einer speziellen Software für das Ausgabenmanagement führt in der Regel zu einer deutlichen Verbesserung der Effizienz. Controlling-Mitarbeiter müssen nicht mehr manuell nach Informationen suchen oder diese mühsam zusammenstellen. Durch die automatische Erfassung und Verarbeitung aller relevanten Daten wird das Controlling entlastet und Fehlerquellen minimiert. Zudem können zeitaufwändige manuelle Aufgaben wie das Erstellen von Reports oder das Durchführen von Analysen weitgehend automatisiert werden. Dadurch wird nicht nur die Arbeit des Controllings erleichtert, sondern auch die Geschwindigkeit und Genauigkeit der Entscheidungsfindung erhöht.
Höhere Ausgabenkonformität
Mit Ausgabenmanagement-Software kann sichergestellt werden, dass keine vertragswidrigen Ausgaben von Benutzer:innen getätigt werden. Vertragswidrige Ausgaben sind solche, die nicht im Einklang mit den Genehmigungsrichtlinien, Ausgabekriterien oder den Bedingungen und Konditionen eines Vertrags mit Lieferanten oder Dienstleister stehen. Mit der richtigen Software kannst du jedoch sicherstellen, dass alle Ausgaben im Einklang mit allen Bedingungen stehen.
Verbesserte Ausgabentransparenz
Durch die Verwendung eines Spend Management Systems können Unternehmen und alle relevanten Abteilungen Einblicke in ihre Ausgaben erhalten, die sie sonst nicht hätten. Diese Einsichten können dabei helfen, unnötige Ausgaben zu identifizieren und zu vermeiden. So kann die Verantwortung für Ausgaben besser geregelt und somit auch mehr Transparenz in der Zusammenarbeit entstehen.
Besseres Risikomanagement
Eine effektive Kontrolle der Ausgaben ist ein kritischer Erfolgsfaktor für das Risikomanagement. Durch die Nutzung einer Ausgabenmanagement-Software können Unternehmen ihre Ausgaben prozessieren und analysieren, um besser auf Risiken zu reagieren und diese zu minimieren. Die Software unterstützt das Unternehmen dabei, seine finanziellen Ziele zu erreichen und unerwartete Kosten zu vermeiden.
Mehr Flexibilität
Cloud-Lösungen für das Ausgabenmanagement bieten eine große Flexibilität, da sie jederzeit und von überall aufgerufen werden können.
Dies ist besonders praktisch, wenn Nutzer:innen unterwegs sind und Zugriff auf Daten benötigen oder neue Daten bzw. Spesenberichte erfassen wollen wie bspw. Belege.
Auch wenn sie keinen Zugang zu einem Desktop-PC haben, können sie mit mobilen Endgeräten auf ihre Daten zugreifen und diese bearbeiten.
Worauf solltest Du bei der Auswahl einer guten Ausgabenmanagement-Software achten?
Wenn es um Ausgabenmanagement- bzw. Spend Management Software geht, ist nicht jede Software gleich. Was sollte die Lösung bieten:
Ausgabenverfolgung in Echtzeit: Du willst nicht bis zum Ende des Monats warten müssen, um herauszufinden, wie viel du ausgegeben hast. Suche stattdessen nach einer Lösung, die die Ausgaben in Echtzeit verfolgt und einen zuverlässigen Überblick über deine Ausgaben bietet.
Ein schneller und einfacher Überblick: Wenn du eine grundlegende Ausgabenanalyse nicht mit einem Blick durchführen kannst, stimmt etwas nicht. Eine gute Software für das Ausgabenmanagement stellt die Ausgabeninformationen übersichtlich und ansprechend dar, so dass du die Kontrolle behältst.
Anpassbare Ausgabenkontrolle: Nicht jeder Mitarbeiter braucht Zugang zu denselben Mitteln. Mit deiner Software solltest du für jeden Mitarbeiter den Betrag festlegen können, der ihm zur Verfügung steht, und wofür er ihn ausgeben kann. Dies ist insbesondere relevant, wenn bspw. eine Zahlungsabwicklung (Payment) Lösung direkt in die Ausgabenmanagement Lösung integriert ist.
Einfache Dokumentenerfassung: Unternehmen verbringen viel Zeit mit der Speicherung und Bearbeitung von Dokumenten wie Rechnungen, Quittungen und Bestellungen. Eine gute Softwarelösung hilft Dir, diese Dokumente schnell und bequem zu erfassen und zu speichern.
Zeitsparende Automatisierung: Der größte Nachteil der herkömmlichen Ausgabenverwaltung ist, dass sie so viel Zeit in Anspruch nimmt. Mit einem guten Ausgabenmanagement-Tool können Sie sich auf bessere – und unterhaltsamere – Dinge konzentrieren.
Das mag viel erscheinen, aber es läuft auf eine einfache Idee hinaus: Finde eine Lösung, die dir und deinem Team einen schnellen, sicheren und bequemen Beschaffungs- und Zahlungsprozess ermöglicht.
Was kosten Ausgabenmanagement Softwares?
Die Kosten für eine Software zur Ausgabenverwaltung können sehr unterschiedlich sein. Sie beginnen aber in der Regel bei ca. zehn bis 20 Euro pro Monat und Benutzer:in. Ein Großteil der Anbieter bietet auch eine kostenlose Testphase, in der die Anwendung ausprobiert werden kann.
In der Regel hängt die Höhe der Kosten jedoch von mehreren Faktoren ab, wie zum Beispiel dem Umfang der Funktionen, der Anzahl der Benutzer und dem Preisniveau des Anbieters.
Zu den wichtigsten Kostenfaktoren gehört zunächst einmal der Umfang der Funktionen. Je mehr Funktionen eine Software bietet, desto höher sind in der Regel auch die Kosten. Zu den häufig gewünschten Funktionen gehören beispielsweise eine integrierte Rechnungsverwaltung, eine Kategorisierung von Ausgaben oder ein Budgetplaner.
Ein weiterer wichtiger Kostenfaktor ist die Anzahl der Benutzer. Viele Anbieter bieten ihre Software nicht nur als Einzelplatzlizenz, sondern auch als Netzwerklizenz an. Dabei ist es oft möglich, die Lizenzkosten je nach Anzahl der Benutzer zu reduzieren.
Last but not least spielt auch das Preisniveau des Anbieters eine Rolle bei den Kosten für eine Software zur Ausgabenverwaltung. In der Regel sind die Preise für solche Softwarelösungen von Anbieter zu Anbieter sehr unterschiedlich. Daher lohnt es sich in jedem Fall, die Angebote verschiedener Anbieter zu vergleichen, bevor man sich für einen bestimmten Anbieter entscheidet.
Fazit
Software für das Ausgabenmanagement ist nicht nur für große Unternehmen sinnvoll, sondern kann auch für kleine und mittelständische Unternehmen sowie Startups eine gute Investition sein. Denn gerade in Zeiten einer drohenden Rezension, knapper Budgets und steigenden Zinsen ist es wichtig, die Ausgaben genau im Blick zu haben und unnötige Kosten zu vermeiden. Mit einer solchen Software ist es möglich Ausgaben genau zu verfolgen und so Zeit und Geld zu sparen.
