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Darum ist digitales Vertragsmanagement für KMU so wichtig

Johannes Bock -

Das Vertragsmanagement ist ein wesentlicher Teil der unternehmerischen Aktivitäten. Vertragsmanagement hat sich in den letzten Jahren zu einer eigenständigen Disziplin entwickelt, die sowohl in großen als auch in kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) und schnell wachsenden Startups immer wichtiger wird. Die Globalisierung der Märkte und die zunehmende Komplexität der Geschäftsbeziehungen haben dazu geführt, dass Verträge immer komplexer werden. Gleichzeitig steigen die Anforderungen an die Qualität und Zuverlässigkeit von Lieferanten und Dienstleistern.

Unternehmen müssen sich daher mit dem Thema Vertragsmanagement beschäftigen, um ihre Geschäftsbeziehungen effektiv und effizient gestalten zu können. Doch was genau ist Vertragsmanagement? Welche Aufgaben hat es im Unternehmen? Und wie kann man mit der Digitalisierung des Vertragswesens ein Unternehmen wertvoller machen?

Inhalt
1 Was ist Vertragsmanagement?

Was ist Vertragsmanagement?

Vertragsmanagement ist die systematische und strukturierte Bearbeitung aller Vorgänge rund um die Erstellung, Verwaltung und Überwachung von Verträgen. Es umfasst sowohl die strategische Planung von Geschäftsbeziehungen als auch deren operative Umsetzung.

Ziel des Vertragsmanagements ist es, die Ziele des Unternehmens bei der Gestaltung von Geschäftsbeziehungen zu erreichen. Dabei sollen Risiken minimiert und Chancen genutzt werden. Gleichzeitig soll ein effizientes Vertragsmanagement dazu beitragen, Kosten zu senken und Prozesse zu optimieren.

Die Vertragsverwaltung ist in kleinen Unternehmen oder Startups oft eine Aufgabe, die von den Gründern oder der Geschäftsführung selbst wahrgenommen wird. Dies kann jedoch schnell zu Problemen führen, da die Verträge oft sehr komplex sind und viele unterschiedliche Interessen berücksichtigt werden müssen. Um die Vertragsverwaltung effektiv zu gestalten, ist es daher wichtig, dass eine klare Struktur geschaffen wird, in der alle relevanten Informationen gesammelt, verwaltet und schnell auffindbar gemacht werden.

Welche Rolle spielt das Vertragsmanagement im Unternehmen?

Für Unternehmen sind Verträge von großer Bedeutung, da sie häufig in Zusammenarbeit mit diversen internen Abteilungen, sowie externen Partnern wie Lieferanten, Dienstleistern oder Kunden entstehen. Verträge dienen dazu, die Rechte und Pflichten der Vertragspartner genau festzulegen und so Missverständnisse oder Streitigkeiten zu vermeiden. Ein wichtiger Aspekt des Vertragsmanagements ist es daher, stets den Überblick über alle laufenden Verträge zu behalten. So können Unternehmen sicherstellen, dass alle vertraglichen Verpflichtungen eingehalten werden und rechtzeitig erkennen, wenn ein Vertrag ausläuft oder verlängert werden muss.

Darüber hinaus zieht sich das Vertragswesen durch die gesamte Organisation, verbindet alle Abteilungen und bildet die Grundlage der Geschäftstätigkeit des Unternehmens. Effektives Vertragsmanagement setzt jedoch voraus, dass alle relevanten externen Beteiligten und interne Abteilungen des Unternehmens – vom Einkauf über das Rechnungswesen bis hin zur Rechtsabteilung – eng miteinander kooperieren. Nur so können alle Aspekte eines Vertrages berücksichtigt und die Geschäftsstrategie optimal umgesetzt werden. Daher ist es wichtig, dass das Vertragsmanagement im Unternehmen gut organisiert ist und alle Beteiligten eine gemeinsame Sprache sprechen. Nur so können rechtzeitig Probleme erkannt und gelöst werden, bevor sie zu Konflikten führen.

Vertragsmanagement als wertstiftende Funktion im Unternehmen verstehen

Ein proaktives und rechtssicheres Vertragsmanagement kann einen wesentlichen Beitrag zur Erreichung der unternehmerischen Ziele leisten.

1. Proaktives Vertragsmanagement als Wettbewerbsvorteil

Ein proaktives Vertragsmanagement ist heutzutage unerlässlich, um im harten Wettbewerb bestehen zu können. Durch die Vereinbarung von klaren Regeln und Verfahren im Umgang mit Verträgen können Risiken minimiert und Chancen optimal genutzt werden. So können beispielsweise neue Geschäftsbeziehungen schneller und unkomplizierter geknüpft werden. Auch die Gestaltung von Rahmenbedingungen für die Zusammenarbeit mit Lieferanten oder Dienstleistern kann durch ein proaktives Vertragsmanagement verbessert werden.

2. Durch rechtssichere und standardisierte Verträge Streitigkeiten vermeiden

Ein rechtssicherer Vertrag ist die Grundlage für eine erfolgreiche Geschäftsbeziehung. Daher ist es wichtig, bereits bei der Vertragsgestaltung auf eine solide rechtliche Grundlage zu achten. Dazu gehört unter anderem, dass alle relevanten Punkte des Vertrages klar und verständlich formuliert sind. Auch die Haftungs- und Gewährleistungsbestimmungen sollten genau definiert werden, um spätere Streitigkeiten zu vermeiden.

3. Vertragswert ausschöpfen

Um den Wert der Verträge im Unternehmen insgesamt zu optimieren, solltest du zunächst einen Überblick über alle laufenden Verträge erstellen. Dabei solltest du darauf achten, welche Werthebel du in den Verträgen noch nicht gehoben hast. Beispielsweise werden Mengenrabatte im Chaos leicht übersehen. Sie ermöglichen es Unternehmen, Preisnachlässe für bestimmte Mengen an Waren oder Dienstleistungen zu erhalten. Allerdings können diese Rabatte nur genutzt werden, wenn man sie kennt und nutzen kann. Um sie auszuschöpfen, muss man also zunächst wissen, welche Rabatte es gibt und wie man sie bekommt.

Außerdem bieten viele Unternehmen ihren Kunden zusätzliche Leistungen an, die jedoch nicht immer bekannt sind. Auch hier ist es wichtig, dass man sich informiert und die Leistungen kennenlernt, um sie auch wirklich nutzen zu können. Das Vertragsmanagement ist somit ein wesentlicher Bestandteil der unternehmerischen Wertschöpfung und sollte daher entsprechend organisiert und strukturiert sein.

4. Stärkung der Kundengewinnung und –bindung

Vertragsverwaltungssoftware ist ein unverzichtbares Werkzeug für Unternehmen aller Größen, die ihre Kundenbeziehungen pflegen und stärken möchten. Die Software unterstützt Unternehmen dabei, auf ihre Kunden besser einzugehen, indem sie ihnen ohne Weiteres personalisierte Angebote und Verträge unterbreiten. Zudem wird die Kundenakquise und -bindung gestärkt, indem der Vertragsprozess so einfach bspw. mit Digitaler Unterschrift gestaltet wird, sodass dieser quasi keine Barriere mehr darstellt.

Warum Vertragsmanagement digitalisiert werden sollte

Die Realität in Deutschland ist, dass ein Großteil der kleinen und mittleren Unternehmen (KMU), aber auch Startups bisher auf die altbewährte Methode ihre Verträge verwalten: In Papierform. Jedoch entgehen ihnen damit große Wertpotenziale, die sie durch die Digitalisierung heben können. Welche Vorteile hat die Digitalisierung des Vertragsmanagements?

  1. Zeitersparnis: Durch die Digitalisierung des Vertragsmanagements wird die Suche nach Verträgen und anderen Dokumenten stark vereinfacht. Dies spart nicht nur Zeit, sondern auch Nerven.
  2. Kostenersparnis: Die Digitalisierung des Vertragsmanagements ermöglicht es Unternehmen, Kosten zu sparen, da sie weniger Papier und Arbeitszeit zur Verwaltung des Archivs benötigen.
  3. Effizienzsteigerung: Durch die Digitalisierung werden Prozesse automatisiert und somit effizienter.
  4. Flexibilität: Durch die Digitalisierung können Verträge jederzeit und von überall aus abgerufen und bearbeitet werden – egal ob vom Desktop-PC oder dem Smartphone.
  5. Sicherheit: Durch die Digitalisierung werden Verträge vor Verlust oder Beschädigung geschützt. Zudem können Dokumente mit einem Passwort geschützt, verschlüsselt und auf extra sicheren Servern in Europa oder Deutschland gespeichert werden.

Was ist digitales Vertragsmanagement bzw. Contract Management?

Das Prinzip ist simpel: Alle Verträge werden in einer Datenbank erfasst, sodass man alle Informationen übersichtlich auf einer Plattform findet. Das ist natürlich der Königsweg und einfach für Verträge, die Du in Zukunft mit der neuen Lösung erstellen wirst.

Allerdings musst du bedenken, dass für dein Archiv und alte Verträge einige Anbieter erwarten, dass du die Vertragsdaten alle zuerst selbst eingeben musst. Das kostet Zeit. Andere Anbieter wieder rum vermeiden das stundenlange Eintippen von Vertragsdetails in Formulare. Dort kannst du deine Verträge einfach hochladen. Das System analysiert dann die Verträge und extrahiert alle wichtigen Informationen für dich: Vertragsgegenstand, Vertragspartner, vereinbarte Kosten, Fristen, etc.

Wesentlichen Funktionen eines digitalen Vertragsmanagementsystems

Überwachung wichtiger Fristen

Ein digitales Vertragsmanagementsystem überwacht wichtige Fristen automatisch und sorgt mit Erinnerungen dafür, dass du rechtzeitig über Veränderungen informiert wirst. Durch die Einhaltung von Fristen kannst du Kündigungen, Verlängerungen oder andere wichtige Änderungen vermeiden.

Umfangreiche Suchfunktionen

Du kannst ein digitales Contract Management System effizient nutzen, um in deinem gesamten Vertragsbestand mit Stichworten, in Kategorien oder Tags zu suchen. Das System ermöglicht es dir, nach verschiedenen Kriterien zu filtern, zu sortieren und die Suche anzupassen. Zum Beispiel kannst du nach Dokumententyp, Vertragspartei oder Ablaufdatum filtern.

Analyse vertraglicher Verpflichtungen

Neben grundlegenden Reporting Funktionen zum gesamten Vertragsbestand bieten einige Vertragsmanagement Systeme bspw. die Möglichkeit einer finanziellen Auswertung. So kann man zum Beispiel Verkaufsumsätze und vertraglichen Verpflichtungen quer über alle Verträge hinweg aufsummieren und den künftigen Cashflow grafisch darstellen lassen.

Schnelleres Closing mit Digitaler Unterschrift

Die digitale Unterschrift ist ein wesentlicher Bestandteil eines digitalen Vertragsmanagementsystems. Mit ihnen kannst du deine Verträge schneller und einfacher abschließen, ohne dass du dich um die Unterschrift des anderen Vertragspartners kümmern musst. E-Signaturen funktionieren oft so, indem du deinen Vertrag online hochlädst und den anderen Vertragspartnern einen Link zur Unterschrift sendest. Sobald alle Parteien den Vertrag unterschrieben haben, wird er automatisch in dein Vertragsmanagement-System übertragen und gespeichert.

E-Signaturen sind auch sehr sicher. Sie werden mit einem digitalen Zertifikat erstellt, das sicherstellt, dass der Vertrag nicht verändert werden kann. Außerdem werden die Unterschriften aller Parteien mit einem digitalen Fingerabdruck versehen, so dass jede Person nachweisen kann, dass sie den Vertrag tatsächlich unterschrieben hat.

Kollaboratives Erstellen von Verträgen

In einem digitalen Vertragsmanagementsystem können Benutzer gemeinsam an Verträgen arbeiten und Vertragsvorlagen nutzen. Dies erleichtert das Erstellen von komplexen Verträgen und sorgt dafür, dass alle Beteiligten die aktuellste Version des Vertrags verwenden. Somit werden deine Fachabteilungen im unabhängiger und effizienter in der Zusammenarbeit mit der Rechtsabteilung.

Revisions- und rechtssicher Ablage

In einem digitalen Vertragsmanagementsystem werden alle Verträge revisions- und rechtssicher in einem Dokumenten-Archiv abgelegt. Dies bedeutet, dass alle Verträge, die in das System eingegeben werden, regelmäßig überprüft und aktualisiert werden. Zudem wird sichergestellt, dass die Speicherung und technische Infrastruktur den geltenden Rechtsvorschriften entsprechen.

Fazit

Wenn es um Vertragsmanagement geht, ist die digitale Transformation unvermeidlich. Dieser Prozess bringt in Papierform zu viele Herausforderungen mit sich, während die Digitalisierung des Vertragsmanagements große Wertpotenziale enthält. Um erfolgreich zu sein, müssen Unternehmen den Wandel bewusst angehen und die richtigen Maßnahmen ergreifen.

Johannes Bock

Johannes ist Co-Gründer und Software-Spezialist bei Softwaregini. Als IT-Unternehmensberater hat Johannes über 4 Jahre deutschen Unternehmen geholfen, die richtigen IT-Entscheidungen zu treffen. Nun verfolgt er mit Leidenschaft das Ziel IT-Expertise für kleine und mittlere Unternehmen zu demokratisieren.

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